자신의 메시지 제대로 전달하는게 관건
프리젠테이션 유형.설계 바탕 철저한 준비 필요하다

■ 프리젠테이션은 비즈니스의 시작이다

웹스터사전에 의하면 Presentation이란 ‘마음을 전달하기 위한 제시’이며, ‘기술적이며 설득적인 설명’이라고 하고 있다. 이렇게 볼 때 그 뜻은 매우 광범위해 인간이 말하거나 쓰는 표현방법의 대부분이 프리젠테이션이라고 할 수 있다.
사실 따지고 보면 우리는 일상의 모든 활동에서 항상 프리젠테이션을 하고 있다. 일상적인 업무에 누구이던간에 무언가를 설명하고 보고하며 자신을 선전하고 있다. 이것은 비공식적인 미니 프리젠테이션이다.
그러나 좀더 본격적인 프리젠테이션은 말하는 어느 한사람이 자기가 전하고자 하는 메세지를 다수의 청중들에게 전달하는 1:다수의 커뮤니케이션 과정으로서, 말하는 사람이 전하고자 하는 메세지를 계획적으로 구성한 후 이를 효과적으로 전달함으로써, 듣는 청중들이 그 메세지를 빠르고 쉽게 이해하게 되었을 때, 올바른 프리젠테이션이 이루어졌다고 할 수 있다.
따라서 프리젠테이션은 사전준비를 통해서 제한된 시간에 효과적으로 하지 아니하면 아니 된다. 프리젠테이션은 비즈니스의 시작이다. 왜냐하면 효과적인 프리젠테이션이 아니면 비즈니스나 면접에서 큰 손해를 보는 경우가 많기 때문이다.

■ 프리젠테이션 유형에 따라 접근해야 한다

대체 왜 프리젠테이션을 하는가 생각해 보자. 여러 가지 이유가 있겠지만 5가지 항목으로 체크해 보자. ①정보전달을 위해 ②설득을 위해 ③의례(儀禮)를 위해 ④채용선발을 위해 ⑤동기부여를 위해서 등이다. 상세한 목적을 분석하기 전에 입사지원자의 프리젠테이션은 어떤 유형으로 분류되는지 조사해 보자.
그리고 프리젠테이션의 유형이 결정됐으면 프리젠테이션의 목적지를 정한다. 목표 없이는 목표달성도 없다. ①왜 프리젠테이션을 하는가 ②면접위원은 무슨 기대를 하고 있는가 ③면접위원으로부터 최종적으로 무엇을 얻고 싶은가에 대한 프리젠테이션의 목표를 정한다.
입사지원자는 면접에서 합격이라는 목표를 가지고 있다. 전략을 세워 그 목표를 달성하고자 한다.
프리젠테이션 목표를 제대로 파악한다. 목적이 정해져 있지 않은 프리젠테이션을 듣는 것은 면접위원 입장에서는 목적지가 정해져 있지 않은 열차에 타고 있는 것과 같다.
면접위원이 쾌적한 여정을 즐기도록 하기 위해서는 우선 어디로 가는지 목적지를 확실히 정해야 한다. 누구도 목표지점이 없는 여행을 하고 싶지는 않을 것이다. 만일 입사지원자의 대답이 명확하지 않은 상태에서 프리젠테이션을 실시한다면, 입사지원자 자신만이 아니라 많은 면접위원들의 귀중한 시간을 허비하게 만드는 것이다.
결국 프리젠테이션 면접은 면접위원의 평가에서 자신의 의도대로 이끌어가고 발표자가 의도한 행동양식이나 매력을 받아들이게 하려는 것이다. 이를 위해 프리젠테이션에서는 정보를 제공해 판단하게 하며, 가치를 인식시켜 의도한 행동을 취하게 만든다. 프리젠테이션 수준은 면접위원에게 ‘아, 그렇게 말하니까 그런 것 같군!’ 하고 생각하게 하고, ‘과연 그렇군’ 하고 느끼게 만들며, ‘자, 그렇게 해보자’라고 생각해 행동하게 유도하는 식이다.

■ 면접위원에 따라 평가의 시각이 다르다

면접위원이 어떤 교육적 배경을 지녔으며, 어떤 직종에 종사하고 있는가, 또 어떤 지위에 있는가 등 면접위원의 사회적, 경제적 지위를 분석하는 일은 매우 중요하다. 면접위원이 어디에 흥미를 나타내고 어떠한 사안에 문제의식을 가지고 있는가가 각각 다르기 때문이다.
또 한편 전문가일수록 유감스럽게도 시야가 좁아지는 경향이 있다.
스스로의 전문성만이 아니라 프리젠테이션에는 타부문과의 균형이나 회사 전체의 시점을 수용하지 않으면 안 된다.
어려운 내용을 ‘쉽고 평이하게’ 표현할 수 있는 사람이 진짜 뛰어난 발표자이다. 그러므로 프리젠테이션에서 발표자는 ①가능한 한 전문용어를 사용하지 말 것 ②사용할 경우 친절하게 설명해 줄 것 ③신변의 화제와 결부시킨다 ④많은 예를 인용할 것 ⑤경험담이나 사례를 풍부하게 소개할 것 ⑥테마를 압축한다 등등을 유념해야 한다.
면접위원에 대한 프리젠테이션은 가능한 테마를 압축하고 테마의 범위를 좁히고 군더더기를 제거하여 간결한 프리젠테이션이 되도록 노력해야 한다. 발표자인 입사지원자가 면접위원을 상대로 프리젠테이션을 할 경우에는 준비 단계부터 말 군더더기를 빼고 간결하게 하여야 한다.

■ 프리젠테이션에도 설계가 필요하다

만일 당신이 프리젠테이션 면접에서 생각나는 대로 얘기한다고 하자. 면접위원은 어떤 반응을 보일까, ‘이 얘기가 언제까지 계속되는 걸까’ ‘내가 알고 싶은 내용은 언제쯤 나올까’ ‘무슨 말을 하려고 하는 걸까’ 등등 면접위원은 점점 궁금해진다.
제품에 대한 기술적인 설명을 하고 있다고 생각하는데 갑자기 시장의 동향에 대한 설명이 나오고, 나아가 관세장벽과 같은 문제까지 제기된다면 면접위원의 혼란은 극에 달할 것이다. 프리젠테이션이 끝날 때 쯤이면 입사지원자는 정신분열증의 병명을 얻게 될 것이다.
가령 머리 속으로 장난감 집을 짓고 그 집이 면접위원에게 전달하고자 하는 컵셉이라 하자. 프리젠테이션에서는 장난감 블록을 하나씩 해체해 상대에게 넘겨준다. 그리고 장난감 블록을 받은 면접위원은 머리 속에 그것을 쌓아 올린다.
최종적으로 면접위원의 머릿속에 당신 것과 동일한 장난감 집이 만들어지면 프리젠테이션은 성공하게 된다. 때문에 프리젠테이션도 설계도가 필요하게 된다.
당신의 집을 견고하게 짓기 위해서는 치밀한 설계도를 그려야 한다. 프리젠테이션에서의 아우트라인이 설계도에 해당한다. 설계도를 기초로 견고한 토대를 구축하고 튼튼한 기둥을 세워 호평 받는 프리젠테이션을 해 보자.